Quận Hai Bà Trưng: Tuyên truyền nền tảng họp không giấy tờ (iCabinet) tích hợp phòng họp thông minh của Thành phố Hà Nội

1. Sứ mệnh

Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc (I-Cabinet) là hệ thống được xây dựng nhằm hướng tới mục tiêu phòng họp không giấy tờ, cho phép lấy ý kiến, tổ chức và chuẩn bị cho các cuộc họp, điều hành diễn biến cuộc họp một cách tường minh, khoa học. Hệ thống tích hợp với mô hình phòng họp thông minh giúp mang lại nhiều tiện ích thông qua việc điều khiển, vận hành và quản lý phòng họp trở nên dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện.

2. Chức năng

- Tổ chức họp trên ICabinet:

+ Chuẩn bị chương trình, nội dung họp, phát giấy mời, chuẩn bị tài liệu, báo cáo phục vụ họp.

+ Quản lý thành phần tham gia.

+ Góp ý kiến trước phiên họp, đăng ký phát biểu

+ Nhắc nhở lịch, nội dung chuẩn bị.

- Cung cấp công cụ họp kết hợp Online- Offline: Tích hợp nền tảng họp trực tuyến như Viettel Meeting, Zoom, Google Meeting… cho phép họp đa nền tảng.

- Phục vụ buổi họp qua phòng hộp thông minh:

+ Tự động điều khiển nhiệt động, ánh sáng, âm thanh phù hợp điều kiện phòng

+ Điểm danh và xác thực, định danh đại biểu qua nhận diện khuôn mặt, vị trí ngồi

+ Hỗ trợ trình chiếu, chia sẻ tài liệu qua cử chỉ, hành động

+ Ghi âm, hỗ trợ chuyển đổi ghi chú cuộc họp (từ âm thanh sang định dạng văn bản text)

- Quản lý diễn biến họp trên ICabinet

+ Đăng ký phát biểu, theo dõi diễn biến phiên họp

+ Biểu quyết, thông qua từng nội dung trong phiên họp

+ Góp ý dự thảo nghị quyết/ gửi nhận biên bản họp, kết luận phiên họp

- Kỷ yếu phiên họp và Quản lý các tài liệu cá nhân

- Hỗ trợ xử lý công việc

+ Lấy ý kiến Thành viên cuộc họp trên I-Cabinet

+ Quản lý tổng hợp các ý kiến góp ý, ý kiến biểu quyết. Tổng hợp kết quả, trình ký kết quả lấy ý kiến để Lãnh đạo ra quyết định

+ Biểu quyết điện tử, góp ý trên thiết bị di động

- Thông tin cảnh báo, nhắc việc: Qua SMS, email các việc đến hạn, quá hạn

- Kết nối liên thông với các hệ thống: phòng họp thông minh, hệ thống quản lý công việc.. thông qua API, qua nền tảng, truy cập trực tiếp dữ liệu.

3. Lợi ích mang lại

Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc (I-Cabinet) tích hợp phòng họp thông minh được thiết kế xây dựng nhằm giảm thiểu tối đa khối lượng giấy tờ cồng kềnh hiện đang phải sử dụng trong các cuộc họp, tiết kiệm thời gian họp và chi phí chuẩn bị cho mỗi cuộc họp, đồng thời giúp thông tin và nội dung họp được tất cả các Thành viên tham gia cuộc họp tiếp cận một cách tường minh, trực diện.

- Tiện ích chính mang lại bao gồm:

+ Đơn giản hóa và tiết kiệm thời gian cho quá trình lấy ý kiến cũng như công tác chuẩn bị họp.

+ Giảm họp bằng cách thông qua hình thức lấy ý kiến.

+ Tăng chất lượng cuộc họp thông qua việc nghiên cứu trước nội dung và cho ý kiến trước phiên họp.

+ Công khai, minh bạch thông qua hình thức biểu quyết trực tuyến.

+ Đảm bảo các Thành viên luôn được cập nhật tài liệu họp nhanh nhất và mới nhất.

+ Hỗ trợ việc tổng hợp, lập biên bản dễ dàng thông qua các tiện ịch nhận dạng giọng nói và báo cáo nội dung cuộc họp.

+ Tổng hợp dữ liệu, lưu trữ dưới dạng kỷ yếu giúp công tác tổ chức dữ liệu sau cuộc họp thuận tiện.

+ Dễ dàng trao đổi giữa các Thành viên và bộ phận chuyên trách trước, trong và sau cuộc họp.

4. Định hướng sắp tới

UBND Thành phố dự kiến sẽ triển khai tới toàn bộ các cấp cho toàn bộ CBCNVC của Thành phố. Đồng thời tiếp tục tăng cường các tiện ích phục vụ tốt hơn cho công chức như tích hợp các nền tảng Công chức số và quản trị thực thi, giúp tạo một môi trường làm việc số của toàn bộ Thành phố.