Từ trước đến nay, khi nói đến chứng thực bản sao thì mọi người đều nghĩ đến việc phải ra trực tiếp trụ sở UBND phường có thẩm quyền hoặc các tổ chức có thẩm quyền chứng thực để thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay đã có hình thức chứng thực điện tử - được xây dựng với mục đích nhằm tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho công dân có nhu cầu chứng thực. Có 02 hình thức Chứng thực được sử dụng là Chứng thực bản sao từ bản chính (Chứng thực bản giấy) và Chứng thực điện tử (hay còn gọi là bản sao chứng thực điện tử). Chứng thực bản giấy là hình thức chứng thực sao giấy tờ từ bản chính hoặc bản gốc của công dân. Chứng thực điện tử (hay còn gọi là bản sao chứng thực điện tử) là bản sao có chứng thực dưới dạng điện tử từ bản chính dưới dạng văn bản hoặc tệp giấy với nội dung đầy đủ, chính xác được ghi trên bản chính của sổ. Theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP quy định về thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính. Thông qua đó, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức và cá nhân khi đến giao dịch đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quá trình giải quyết công việc; từng bước đơn giản hóa các thủ tục hành chính

Với mục đích nhằm đưa ra các giải pháp giúp nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực chứng thực nói chung và chứng thực điện tử, UBND phường Minh Khai áp dụng hiệu quả “Giải pháp đẩy mạnh chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên địa bàn phường”.

* Địa chỉ áp dụng: UBND phường Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.

* Thời gian bắt đầu áp dụng: Từ tháng 01/2023 đến nay và dự kiến thời gian tiếp theo.

* Cách thức thực hiện: Người dân, doanh nghiệp truy cập vào cổng DVCQG, chọn menu “Dịch vụ công nổi bật”,  tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/ như sau:

      Người dân, doanh nghiệp (ND/DN) chọn thủ tục: “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”, hệ thống hiển thị màn hình hướng dẫn thông tin thủ tục hành chính như sau:

       Tại màn hình hướng dẫn thông tin thủ tục hành chính, ND/DN chọn UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, sau đó bấm nút [Đồng ý], như sau: (với 2 đơn vị là Tổ chức hành nghề công chứng và Cơ quan đại diện sẽ được triển khai ở giai đoạn sau).

      Sau khi chọn cơ quan chứng thực, hệ thống hiển thị màn hình đặt lịch hẹn như sau: ND/DN chọn loại giấy tờ cần chứng thực, chọn ngày hẹn, giờ hẹn (những ngày, giờ hẹn nào đã đủ lượt đặt lịch hẹn, hệ thống tự động ẩn đi). Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày giờ hẹn, ND/DN bấm nút [Đặt lịch hẹn], hệ thống hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn.

      Đồng thời hệ thống gửi sms tới số điện thoại của ND/DN thông báo mã lịch hẹn và thời gian hẹn.Trong trường hợp cán bộ tư pháp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi sms tới số điện thoại của ND/DN thông báo thời gian hẹn lại, đồng thời notify tới tài khoản DVCQG của ND/DN. ND/DN đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực.

* Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử:  Trường hợp ND/DN có tài khoản cổng DVCQG và đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn hoặc khi tới cơ quan tư pháp, ND/DN thông báo với cán bộ tư pháp có tài khoản DVCQG và cung cấp CMND/CCCD hoặc MST (với doanh nghiệp), khi đó sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản DVCQG của ND/DN như sau:

      Để xem file kết quả, ND/DN bấm nút [Xem giấy tờ] trên hồ sơ, hệ thống hiển thị màn hình như sau.

      ND/DN bấm nút [Xem chi tiết], hệ thống hiển thị file CTĐT: Trường hợp ND/DN không có tài khoản DVCQG, khi tới cơ quan tư pháp, cán bộ tư pháp sẽ yêu cầu cung cấp email. Khi đó sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì file CTĐT sẽ được gửi về email mà ND/DN đã cung cấp.

* Hiệu quả mang lại: Việc sử dụng bản sao chứng thực điện tử là một trong những nội dung quan trọng để triển khai thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử góp phần tiết kiệm nhiều hơn nữa về thời gian, công sức, chi phí giao dịch, qua đó đem lại sự tiện lợi, hài lòng cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính. Việc sử dụng bản sao điện tử có nhiều tiện ích, không chỉ đối với tổ chức, cá nhân mà còn với cả cơ quan nhà nước và đội ngũ cán bộ, công chức cơ quan hành chính làm nhiệm vụ chứng thực, cụ thể:

Chứng thực điện tử là giải pháp góp phần tiết kiệm nhiều hơn nữa về thời gian, công sức, chi phí giao dịch, qua đó đem lại sự tiện lợi, hài lòng cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính. Khi sử dụng bản sao chứng thực điện tử, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các thủ tục hành chính đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ hiện nay. Bên cạnh đó, bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có ưu điểm là có thể sử dụng lại nhiều lần. Với một bản sao chứng thực điện tử, công dân, doanh nghiệp sử dụng được cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau (thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một văn bản chứng thực riêng), do vậy tiết kiệm được rất nhiều về công sức, thời gian, chi phí.